Jak zorganizować pracę, aby było nią łatwiej zarządzić – część I


Nie bez powodu Eric Verzuh nazwał ją w swoje książce „jedną z najważniejszych technik używanych w zarządzaniu projektami” oraz „prawdopodobnie najskuteczniejszą techniką” jaką opisał w swojej książce.

Mowa o WBS – Work Breakdown Structure, czyli Strukturze Podziału Pracy.

Gdybym miała wymienić tylko jeden powód, dla którego polecam wyjść jej naprzeciw, byłoby to: uzyskanie kontroli nad zakresem pracy jaką należy wykonać, aby zrealizować projekt.

Nie jest on oczywiście jedynym argumentem, dla którego WBS jest znaną i polecaną techniką planowania projektu, jednak określenie co dokładnie musi zostać wykonane, aby zrealizować projekt i uzyskanie poczucia kontroli nad zakresem prac, jest absolutnie numerem jeden ma mojej liście.

Co to jest WBS?

Przymierzając się do realizacji projektu, możemy czuć się przytłoczeni jego rozmiarami. To wcale nie musi być bardzo skomplikowany projekt – na początku często nawet małe zadania mogą wydawać się olbrzymie, przytłaczające i nie do wykonania.

I tutaj z pomocą przychodzi WBS.

WBS polega na rozłożeniu jednego, olbrzymiego przedsięwzięcia – naszego projektu – na czynniki pierwsze. Dzielimy go na mniejsze komponenty, dzięki czemu otrzymujemy listę zadań, którymi łatwiej jest zarządzić. Tym samym, zamieniamy jedno olbrzymie zadanie w listę mniejszych, z których realizacją my, albo osoby do tego wyznaczone, będziemy w stanie łatwo sobie poradzić.

Dużą zaletą tej metody jest jej prostota. Owszem, stworzenie dobrej WBS wymaga czasu, zaangażowania i często także skorzystania z wiedzy i doświadczenia ekspertów*. Jednak technika sama w sobie nie jest niczym skomplikowanym i z pewnością będziesz w stanie zastosować ją na swoich projektach.

* ”Eksperów” 🙂 Brzmi poważnie, ale chodzi tu po prostu o osoby, które mając wiedzę i doświadczenie w danym obszarze mogą nam pomóc zidentyfikować zadania z niższych, bardziej szczegółowych poziomów WBS. Takich o których my sami być może nawet byśmy nie pomyśleli.

Jak to wygląda?

W WBS zawsze patrzymy top-down –  góry na dół, od ogółu do szczegółu i rozbijamy większe zadania na mniejsze kawałki.

WBS posiada kilka poziomów – jak wiele, to zależy od typu i złożoności projektu, z którym mamy do czynienia.

Najczęściej wygląda to w następujący sposób (jeśli wcześniej nie spotkałeś się z tą metodą, to co teraz przeczytasz może wydać się nieco skomplikowane; ale nie martw się – w drugiej części posta podam prosty przykład, dzięki któremu wszystkie elementy ukłądanki ułożą się w jedną całość):

  • Wychodzimy od poziomu zero, jakim jest Cel naszego projektu = to, co mamy ostatecznie dostarczyć (produkt końcowy).
  • Następny poziom WBS, to Deliverables = główne elementy z jakich ma składać się nasz końcowy produkt.
  • Następne poziomy, to Components i Sub-componenst, czyli nasze deliverables rozłożone na czynniki pierwsze.

Kiedy dojdziemy do momentu, w którym poszczególnych komponentów nie możemy już rozłożyć na mniejsze części, możemy stwierdzić, że doszliśmy do poziomu work package czyli paczki roboczej.

Work packages są najniższym poziomem WBS i są to części składowe naszego projektu, których koszt i czas realizacji jesteśmy w stanie stosunkowo łatwo oszacować.

Mając już określone nasze work packages, możemy przejść do etapu określania zadań jakie należy wykonać aby je dostarczyć, oraz tego kto będzie za ich realizację odpowiedzialny.

Przykład WBS, oraz o tym jak podejść do stworzenia Struktury Podziału Prac znajdziesz w drugiej części posta.

Do następnego!

Wiola